Pourquoi s’abonner à une plate-forme spécialisée dans les outils collaboratifs ? Ces dispositifs high-tech sont à la mode. Mais cela justifie-t-il cet investissement (cet abonnement constitue tout de même un coût pour l’entreprise) ? En vérité, ces outils permettent d’améliorer l’efficacité d’une équipe : ses membres font un travail de grande qualité, où qu’ils soient et quel que soit l’appareil qu’ils utilisent (Smartphone, tablette, ordinateur portable, ordinateur de bureau). Les outils collaboratifs participent à la concrétisation, à la mise en pratique du travail hybride (celui-ci associe présence au bureau et travail à distance) considéré comme un facteur de productivité intéressante.

Un espace de travail virtuel en faveur de l’efficacité et de l’efficience

On présente souvent les outils collaboratifs comme des plates-formes rendant possibles les réunions à distance (la visioconférence est systématiquement intégrée au dispositif). En réalité, les outils collaboratifs ont bien d’autres utilités, car ce sont de véritables espaces de travail sur lesquels toute sorte de fonctionnalités et modules sont disponibles. Un Workshop se déroulant dessus est passionnant. Les séances de formation y sont dynamiques. Leur utilisation aide à la prise de décision à travers, par exemple, des séances de questions-réponses. On peut y lancer des sondages, des quiz, des challenges, présenter un exposé, y créer un groupe de travail, etc. Vous avez droit à un large panel de fonctionnalité rendant agréable le travail d’équipe (il n’y a pas que le team building pour améliorer l’environnement de travail). Par-dessus tout, ils sont au service d’une excellente collaboration entre les membres d’une équipe.

D’autres atouts des espaces de travail collaboratif virtuels

Ils stimulent la créativité de l’équipe : la combinaison des différentes idées des collaborateurs ouvre la voie à la création de nouveaux concepts, à l’innovation. Par ailleurs, les projets discutés sur ces plates-formes sont mieux gérés, notamment, parce que les informations sont partagées rapidement et avec précision). Ces logiciels et applications fluidifient donc la communication interne comme le fait les « escape game ». D’autre part, les décisions sont prises en un temps record grâce aux feed-back réalisés sur les outils collaboratifs. Puis, il y a un gain de temps : les réunions durent moins longtemps que dans leur « format » traditionnel. Ce ne sont là que quelques avantages de ces outils.