Le conseil en archivage est une prestation qui consiste à offrir au prestataire toutes informations essentielles à l’élaboration du système d’administration de ses archives et de son déroulement. Cette prestation peut comprendre divers services.

Quels sont les services du conseil en archivage ?

Le conseil en archivage a pour rôle d’effectuer la rédaction de la charte d’archivage, l’audit du système d’information, la réalisation d’un plan de classement ou de tableaux de tri, la réalisation de sensibilisation et la procuration des conseils pour conserver des documents en toute sécurité. Le conseil en archivage s’occupe également de l’évaluation des besoins du prestataire, c’est-à-dire le recensement des catégories de documents à traiter, l’évaluation de leurs volumes et des durées légales de conservation. Le conseil en archivage effectue aussi l’établissement d’un devis.

En quoi consiste l’audit des archives ?

L’archivage des dossiers au sein d’une entreprise ne consiste pas simplement à conserver dans un lieu sécurisé les documents. L’administration des archives exige au préalable la compréhension de l’ensemble des nécessités en archivage liées à l’activité de la société. C’est pour cela qu’il est essentiel d’effectuer antérieurement un audit d’archivage afin d’établir un plan de stockage et d’appliquer une politique d’archivage cohérente. L’audit des archives consiste donc à observer l’environnement de la société et son contexte documentaire pour déterminer la bonne politique d’archivage à établir. Cet audit permet au final d’établir un plan d’organisation des archives permettant de catégoriser les documents pour pouvoir les distinguer facilement en cas de besoin.

Comment se déroule un archivage proprement dit ?

L’archivage de documents suit une procédure bien définie. D’abord, il y a l’audit et l’étude du fonds des archives, ainsi que l’évaluation des besoins en matière de rangement, c’est-à-dire la détermination de la typologie des archives, du volume de stockage, etc. Ensuite, il y a l’organisation de la procédure d’archivage ou l’inventaire sur le site. Après se déroule le triage des documents selon les durées de stockage légales. Puis, il y a la mise en container des archives s’il y a une externalisation ou la mise en dépôt des archives dans des entrepôts. À noter que les archives peuvent être restituées en cas de demande, mais elles seront aussi détruites en fin de vie, en fonction des délais réglementaires. L’archivage est une activité qui touche toute entreprise et elle doit être bien encadrée depuis le traitement des documents, en passant par le choix du support de stockage, ainsi que la mise en sécurité des documents jusqu’à leur destruction. L’archivage doit être bien précis, régulier et organisé pour permettre de retrouver rapidement n’importe quel dossier.

Quels sont les différents types d’archivage ?

Notez qu’il existe deux types d’archivage, dont l’archivage physique, c’est-à-dire le stockage des dossiers en papiers dans des espaces de rangement, et l’archivage numérique qui consiste à stocker les données en ligne en toute sécurité. Ces données peuvent concerner l’organisation d’une société, sa gestion du personnel ou sa comptabilité. Il peut aussi s’agir de données consacrées aux fiscs, de mémoire historique ou encore d’informations utiles en matière de contentieux. Notons que la procédure d’archivage doit répondre à certaines normes internationales garantissant la gestion des archives, la sécurité des archives, le respect des schémas de classement, le respect du calendrier des archives, la Durée d’utilité administrative (DUA) et la sécurité des supports de stockage.

Catégories : Conseils

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