En raison de son caractère rébarbatif, les salariés n’apprécient pas trop lorsqu’on leur confie la gestion du courrier entrant et sortant. En règle générale, les personnes à l’accueil s’occupent du courrier entrant. Quant au courrier sortant, c’est généralement le stagiaire qui s’en charge. Tout cela pour dire que la gestion du courrier sortant n’est pas toujours structurée au sein d’une entreprise. Or, le courrier est indispensable à la bonne marche d’une entreprise : la correspondance avec l’administration, la correspondance avec les clients, la correspondance avec les fournisseurs, toutes revêtent d’une importance stratégique pour la pérennité de l’activité. Mais voilà : la gestion du courrier fait perdre du temps, elle grignote la productivité, elle est à faible valeur ajoutée, elle n’est pas enrichissante en raison de son caractère répétitif. Voici deux solutions qui vous épargneront, dans le futur, les désagréments de la gestion du courrier sortant.
Externaliser la tâche
En clair, vous pouvez faire appel à une entreprise de mise sous pli. Cette entreprise se charge de tout : pliage du courrier, mise sous enveloppe du courrier, mise sous film plastique du courrier, expédition du courrier (mailing postal également appelé publipostage ; routage courrier…). L’entreprise peut gérer tous les formats de courriers (y compris les grands colis). Naturellement, les expéditions sont personnalisées. En plus d’accomplir toutes les tâches relatives à la gestion du courrier, elle veille à ce que ces tâches soient réalisées rapidement et sans erreur. Décider de sous-traiter la gestion du courrier est l’une des décisions les plus judicieuses que vous prendrez en gérant votre entreprise.. De plus, quelle que soit la quantité du courrier à traiter, l’entreprise de mise sous pli travaille avec des délais très courts. La raison est qu’au sein d’une entreprise de mise sous plis, tout est automatisé. En définitive, il n’y a pas meilleure solution que l’externalisation – ou la sous-traitance – si on souhaite consacrer à d’autres activités le temps destiné à la gestion du courrier. C’est donc une prestation qui, au final, vous permettra de faire des économies sur vos coûts internes.
Investir dans des machines spécialisées
Vous pouvez acheter une machine de mise sous pli et une machine à affranchir. Malheureusement, ces machines coûtent cher. En conséquence, leur acquisition n’est vraiment rentable que pour les très grandes entreprises, dont le chiffre d’affaires est élevé et engrangeant d’énormes bénéfices. Souvent, ces entreprises ont besoin d’envoyer quotidiennement un volume considérable de courriers. L’investissement dans des machines spécialisées leur est donc profitable. Pour les autres types d’entreprises, notamment les PMI et les TPI, rien ne vaut l’externalisation.
Vous pouvez aussi envisager la location de machines pour faire face à des besoins occasionnels. Mais cette solution est assez coûteuse ! En plus d’acquérir des machines, une entreprise doit mettre en place une méthodologie et une organisation pour une collecte et un tri pertinent du courrier. C’est là une autre difficulté que l’on peut éviter en recourant à la sous-traitance. Enfin, si vous décidez de vous équiper, sachez que vous devez aménager une pièce spéciale pour accueillir cet équipement et le service du courrier… C’est là encore une dépense en plus !